Was ist ein Übergabeprotokoll?
Das Übergabeprotokoll ist ein schriftlicher Zustandsbericht, der bei der Schlüsselübergabe einer Wohnung erstellt wird – bei Einzug genauso wie bei Auszug. Dokumentiert werden der Zustand aller Räume inklusive aller sichtbaren Mängel, die übergebenen Schlüssel sowie die Zählerstände von Strom, Gas und Wasser. Beide Parteien unterschreiben das Protokoll und erhalten je ein Exemplar.
Der eigentliche Wert des Protokolls zeigt sich erst später: bei der Kautionsabrechnung oder wenn es Streit über einen Schaden gibt. Ein unterschriebenes Protokoll belegt, welche Mängel schon bei Übergabe vorhanden waren – und welche nicht. Ohne Dokumentation trägt die beweisende Partei das Risiko: Der Mieter muss nachweisen, dass der Mangel schon da war; der Vermieter muss nachweisen, dass ein Schaden erst nach der Übergabe entstanden ist.
Übergabeprotokoll bei Einzug und Auszug
Beim Einzug schützt das Protokoll vor allem den Mieter: Jeder Mangel, der darin steht, kann ihm später nicht mehr angelastet werden. Typische Einträge sind Kratzer im Bodenbelag, Flecken an Wänden, Risse in Fliesen oder defekte Steckdosen. Beim Auszug schützt es vor allem den Vermieter: Es dokumentiert, in welchem Zustand die Wohnung zurückgegeben wurde, und bildet die Grundlage für eine faire Abrechnung der Kaution.
Unser Generator unterstützt beide Varianten: Wählen Sie oben einfach aus, ob es sich um eine Übergabe bei Einzug oder eine Rückgabe bei Auszug handelt – der Titel und die Formulierungen des Dokuments passen sich automatisch an.
Zählerstände richtig ablesen und eintragen
Tragen Sie alle verbrauchsabhängigen Zähler ein: in der Regel Strom, Gas und Wasser. Notieren Sie zusätzlich zur Zählernummer den exakten Stand inklusive Nachkommastelle sowie Datum und Uhrzeit der Ablesung. So lässt sich der Verbrauch später exakt auf das Übergabedatum abgrenzen – wichtig für die Endabrechnung mit dem Versorger.
Tipp: Lesen Sie die Zähler gemeinsam ab, während beide Parteien anwesend sind, und vergleichen Sie die Nummern mit der letzten Nebenkostenabrechnung. Fehler bei der Zählernummer sind die häufigste Ursache für Streit mit dem Versorger.
Schlüsselübergabe dokumentieren
Vermerken Sie für jeden Schlüsseltyp die Anzahl der übergebenen Exemplare: Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Garage – bei Bedarf auch Haustür, Müllraum oder Transponder. Fehlende Schlüssel können später teuer werden: Ein verlorener Sicherheitsschlüssel kann den Austausch der gesamten Schließanlage erfordern, die Kosten liegen schnell im vierstelligen Bereich.
Mängel Raum für Raum dokumentieren
Gehen Sie bei der Besichtigung systematisch Raum für Raum vor. Notieren Sie jeden Mangel konkret und messbar: „Kratzer im Parkett neben der Tür, ca. 30 cm lang“ statt nur „Kratzer im Boden“. Beschreiben Sie Wände, Bodenbeläge, Fenster, Türen, Heizkörper und sanitäre Einrichtungen. Vergessen Sie Nebenräume nicht: Kellerabteil, Balkon oder Tiefgaragenstellplatz gehören ebenfalls ins Protokoll.
Machen Sie Fotos mit Zeitstempel von jedem Mangel und vermerken Sie im Protokoll, dass Fotos angefertigt wurden. Die Kombination aus schriftlicher Beschreibung und Foto ist im Streitfall nahezu unschlagbar.